Crear una guía de estilo y usos para redes sociales es un ejercicio esencial que proporciona a cualquier negocio un marco común para desarrollar a cabo su estrategia de Social Media y poner en práctica sus tácticas en medios sociales de una forma unificada y eficaz. Algo que, además, repercutirá de forma directa en los resultados obtenidos.
Por ello, he decidido dedicar el post de hoy para hablar de esta necesidad tan olvidada, sus ventajas, su estructura y elementos clave y algunos ejemplos para que resolváis todas vuestras dudas sobre estas guías de estilo para redes sociales. ¿Preparados? Pues adelante.
Ventajas y beneficios que aporta una guía de usos y estilo para Social Media
Este tipo de guías proporcionan infinidad de beneficios a cualquiera que las ponga en práctica, aunque debemos destacar las siguientes:
- Crea una unidad editorial en todas las redes sociales de la compañía, facilitando la información necesaria para poder gestionarlas.
- Minimiza el riesgo de errores al establecer unas guías de actuación accesibles para todos los miembros del equipo de Social Media.
- Proporciona una guía para poner en práctica el Plan de Social Media de la empresa y mejorar su rendimiento, obteniendo una mayor eficiencia y eficacia.
- Facilita la creación y gestión de las comunidades sociales en torno a la marca, estableciendo las líneas de actuación generales.
- Permite hacer frente a cualquier posible situación de crisis que se genere en medios sociales de una forma rápida y eficaz al proporcionar parámetros de actuación.
- Mejora la imagen de marca al establecer unas pautas definidas en torno a la presencia e interacción de la marca en los medios sociales.
- Sirve como documento de consulta ante cualquier duda o problema.
- Ayuda a distribuir funciones y responsabilidades entre todos los empleados del departamento de Social Media.
¿A quién se dirige la guía de estilo de redes sociales?
La respuesta general sería ‘a cualquiera que utilice las redes sociales de la empresa’, sin embargo deberíamos concretar un poco más. Así, en líneas generales podríamos dividir entre el equipo de Social Media que se va a encargar de la gestión e implementación de la estrategia en redes sociales y el resto de empleados de la compañía.
Y es que muchas veces, los propios empleados utilizan las redes sociales en relación con la empresa y es necesario proporcionar unas directrices generales que les permitan saber cómo deben usar esos medios de comunicación social, tanto para sus perfiles personales como para los profesionales.
Así, estas líneas pueden ser simplemente la inclusión de puntos legales, definiendo aquello que se considera información confidencial o qué tipo de contenidos puede dar lugar a actuaciones legales si es compartido en las plataformas sociales en cualquier formato.
No obstante, los principales destinatarios de la guía de usos y estilo en redes sociales son aquellas personas que interactúan y participan en las redes sociales como parte del equipo de Social Media. A ellos se les facilitará con esta guía una información vital en el desarrollo de su trabajo, de forma que sea uniforme y efectivo.
Qué debe incluir la guía de usos y estilo para redes sociales
El objetivo de la guía de usos y estilo para redes sociales es definir unas directrices homogéneas y establecer las mejores prácticas cuando se utilizan redes sociales de la compañía. Con ello conseguimos que, aunque los perfiles sean gestionados por diversas personas, la imagen transmitida sea la misma en cualquier caso.
De esta forma, para poder conseguir esta misión, la guía de estilo de Social Media deberá incluir los siguientes puntos:
Introducción y presentación de objetivos
La guía de usos y estilo deberá comenzar con esta parte fundamental. En ella se explicará cuáles son los propósitos generales de la marca a nivel de Social Media y cuáles son sus objetivos en redes sociales. Esto nos permitirá dejar claro cuál es la finalidad de nuestra presencia en redes sociales y ayudará a todos los intervinientes a tener mucho más claro cómo deben actuar en las mismas.
Público objetivo al que nos dirigimos
Este apartado puede ser algo genérico, o dividirse dentro de cada red social. En cualquier caso, es imprescindible que aquellos que recurran a la guía de estilo de redes sociales tengan bien claro a quién van a dirigirse, con el fin de tener claro el objetivo, estilo y forma de cada contenido.
Índice general de funciones y responsabilidades
Cuando son muchas las personas que participan en un proyecto de Social Media es imprescindible definir quién hace qué. De esta forma, la guía de usos y estilo nos ayudará a delimitar las funciones y responsabilidades de cada uno de los intervinientes en la estrategia de redes sociales.
Además de definir las funciones de los puestos relacionados, también establecerá las guías generales de comportamiento de sus empleados en el uso de medios sociales, distinguiendo su uso desde perfiles personales de los profesionales.
Definición de las redes sociales
En este punto deberemos establecer cuáles son las redes sociales en las que la marca va a tener presencia y porqué. Lo recomendable es, después de elegir las redes sociales adecuadas para nuestro negocio, dar una pequeña definición de cada una de ellas, aclarar para que sirven y establecer objetivos concretos para cada una de las plataformas escogidas.
A partir de aquí estableceremos los puntos concretos a tratar en cada una de las redes sociales de la compañía, abarcando los siguientes aspectos:
Creación de perfiles sociales
En este apartado incluiremos aspectos como el formato del nombre de usuario, la biografía que debe incluirse o los elementos extra (URL, localización, etc.) que deban incorporarse al perfil social creado.
Imagen corporativa
En este caso hablaremos de los colores corporativos que deben utilizarse en los diferentes perfiles, las fotografías de perfil o portadas e, incluso, la fuente y tamaño de letra. La idea es crear una imagen unificada de todos los perfiles de la marca.
Tono y lenguaje de los contenidos
Como en cualquier otra guía de estilo, hay que definir cómo va a ser el tono y el lenguaje con el que vamos a publicar contenido en nuestros perfiles sociales. Esto dependerá en gran medida de la fijación del público objetivo que mencionamos anteriormente.
Tipo de contenido a publicar
Mas allá del tono que utilicemos, también habrá que especificar que tipo de contenido vamos a compartir en los diferentes perfiles sociales de la compañía. Imágenes, infografías, vídeos, citas celebres o noticias son sólo algunos ejemplos. Eso sí, siempre deberá ser contenido de calidad que atraiga al usuario.
Formas de interactuación con los usuarios
Es importante definir un protocolo de respuesta ante cualquier comunicación con nuestra comunidad social. El tono de respuesta, que información se le va a facilitar al usuario o cual debe ser la estructura de la respuesta son solo algunos aspectos a tener en cuenta en este apartado.
Resolución de situaciones de crisis
Relacionado con el punto anterior, cuando nos encontramos ante un comentario negativo, un troll, o cualquier otra situación de crisis, debemos recurrir al protocolo de actuación definido para los mismos que encontraremos en este punto.
Uso de herramientas y aplicaciones
Si se da el caso, es necesario definir cuáles son las herramientas de gestión de Social Media que se van a utilizar (Hootsuite, SocialBro, etc.) e incluir una pequeña definición, la finalidad de cada una de ellas y como deben usarse.
La forma de organizar estos puntos puede variar, aunque lo más recomendable es siempre realizar una distinción por cada red social, definiendo los aspectos correspondientes a cada una de ellas.